наб. Адмирала Лазарева, 24,
Бизнес-центр Trinity
Перевод штатной бухгалтерии на аутсорсинг в Санкт-Петербурге

Чтобы частично или полностью перевести бухгалтерию фирмы на аутсорсинг, нужно продумать и запланировать несколько этапов работ. Это поможет сотрудникам компании принять новые условия работы, а руководителям даст время все взвесить и оценить.

Чтобы частично или полностью перевести бухгалтерию фирмы на аутсорсинг, нужно продумать и запланировать несколько этапов работ. Это поможет сотрудникам компании принять новые условия работы, а руководителям даст время все взвесить и оценить.

В первую очередь следует организовать рабочую группу

Рабочая группа должна проанализировать финансовые ситуации, изучать предложения на рынке услуг, проводить переговоры с потенциальными подрядчиками, сравнивать предложения и готовить компанию к тому, чтобы переход на новые условия работы прошел максимально безболезненно. В рабочую группу должен обязательно входить компетентный юрист.

Определите объем работ, который ваша компания готова передать на аутсорсинг

Для этого обычно оценивают бюджет и финансовые прогнозы фирмы на ближайший и долгосрочный период, сильные и слабые стороны действующей штатной бухгалтерии. После этого рабочая группа должна выявить те задачи, который вы готовы передать сторонней организации. Возможно какие-то виды работ останутся в вашем финансовом отделе или департаменте.

Выберите организацию, которая будет оказывать вам услуги

Заказчику в первую очередь предстоит изучить, с какими фирмами в Санкт-Петербурге аутсорсинговая компания работала до него, и запросить рекомендации бывших клиентов. Особенно важно уточнить информацию о тех, чей финансовый оборот и виды деятельности схожи с вашими.

Обсудите с потенциальными подрядчиками методы их работы и убедитесь, что наемная организация гарантирует защиту данных, выполняет работы в срок и будет готова предоставлять вам информацию о работе компании в нужное время. Проанализируйте стандартные предложения для клиентов и составьте два перечня услуг: которые будут прописаны в договоре и выполняться дополнительно.

Проведите работу с собственными сотрудниками

Скорее всего, часть бухгалтерского штата вашей компании придется сократить или перевести на другие виды деятельности. Чтобы в компании сохранялся благоприятный психологический климат, а документы и работы были добросовестно переданы в нужный срок, проведите с сотрудниками беседы, расскажите им о переменах и новых условиях работы. Заложите дополнительное время на внесение изменений в штатное расписание, подписание новых договоров, разработку должностных инструкций.

Запланируйте тестовый период работы с новым подрядчиком

На этом этапе вам предстоит проверить многие аспекты его работы. Насколько организация решает задачи — плановые и экстренные? Как налажена коммуникация между двумя фирмами? Как быстро руководитель получает необходимые финансовые документы? Составьте список тех вопросов, которые вы хотели бы проработать.

Дополнительный этап перехода: период корректировки

Все «слабые места» стоит дополнительно обсудить и отработать с подрядчиком. Возможно, придется внести изменения в регламент взаимодействия или прописать дополнительные условия сотрудничества. Контролируйте и обсуждайте процессы с представителями фирмы аутсорсинга и своими сотрудниками. На этом этапе важно отработать все до мелочей.

Завершение перехода

Это заключительный период перехода бухгалтерии на аутсорсинг в Санкт-Петербурге. Как правило, в этот момент рабочие процессы отлажены, спорные вопросы обсуждены, а у сотрудников обеих фирм выработан алгоритм действий и налажена коммуникация. На этом этапе можно расформировать рабочую группу, которая руководила передачей дел, и назначить одного или нескольких ответственных. Им предстоит выступать посредником между вами и подрядчиком, контролировать деятельность внештатной бухгалтерии и взаимодействовать с ней по важным вопросам.